Home > 最新動態>新聞動態

新聞動態

發佈日期:2019-09-27 專案管理經驗談(上)
前言:
專案管理是人們對暫時性計畫的執行管理觀念、經驗歸納出的一些方法工具,而至今焠煉為一種專業。本人從事系統顧問與專案管理已有十多年了, 一路走來, 對於系統實施輔導服務的專案執行過程的規劃、溝通、協調、執行, 不敢自稱是專家, 但多少有些體驗,在此與同好分享。專案執行依性質不同,方法手段各異,個人過去執行經驗多為資訊系統輔導案,此形態的項目一般會分為以下階段:售前評估、立案準備、需求調研、規劃確認、系統模組或客制開發、系統交付驗證、功能驗收、上線準備、上線維運等,越是前期,越為重要,百分之八十的成本,決定在前百分之二十的工作上。

售前評估階段,甲方或因經營局面急思突破,或因百尺竿頭欲更進一步,於是招來了多位潛在的乙方,而每個乙方各自帶著華麗包裝的規劃方案,使出渾身解數,無所不用其極地展現優勢,編織無所不能的夢幻遠景,此時,最忌諱雙方如同愛戀中的男女,盲目而不自知。此階段雙方應盡可能坦誠且理智地表達與檢視彼此的優缺點,分析本身對其優缺點的接受程度,要知道天下沒有完美的果實,在知道相互的優缺點,權衡利弊之後,取其利弊適於自己的對方,至少在作理智的判斷之後,對缺點的承受能力也該提高許多。坦誠與理解是此階段的重點,甲方能明白表達需求,與能負擔的代價,乙方依甲方需求提交力所能及的規劃方案,會做什麼事,能做到什麼效果,不能做到什麼,將如何實施、要求甲方如何配合、將交付那些成果、有那些查核項查核點,重點在前述的這些應該要盡可能的明列於工作說明書或合約當中,醜話要說在前頭,甲方答應的一定要務實配合,乙方承諾的也應誠信達成,甲乙兩方是平等互惠互助的,雙方都不應出爾反爾,虎頭蛇尾。
立案準備階段,一旦評估完成,正式簽完約後,此時甲乙雙方的PM該協力積極互動起來,籌備彼此必要資源,無論是主管的具體支持(給予權責),還是需求部門的實務配合(如跨部門的種子成員篩選,與日常/專案任務調配)。雙方PM需規劃安排具體可行的任務與時程,並共同努力為計畫目標作好準備。重點在取得足夠完成專案的資源。
需求調研階段,乙方顧問當發揮專業與輔導經驗,通過調研甲方團隊成員代表來瞭解甲方應用情境,並利用資訊系統的優勢與特點來與甲方交流配合,規劃出甲方情境與系統功能結合最大的應用效益方案。關鍵在方案檔需雙方的代表務實確認,有疑問就要澄清到明白,絕不能只求形式化通過。
配置開發階段,乙方依調研後經甲方代表確認的分析設計檔,開始配置設計系統,乙方內部應定義配置/開發/單元驗證/整合驗證等計畫,並依計畫推進。關鍵在配置開發是否依檔執行,如有調整檔需求,是否評估變更作業。
系統交付驗證,乙方將配置設計完成的系統雛型交付甲方團隊,甲方指派團隊成員受訓測試,完成功能驗證。關鍵在甲方成員代表應盡力模擬實務作業情境與資料,來進行系統測試,此階段驗測試越詳細,上線的問題就越少,不可輕忽。
上線準備階段,甲乙雙方進行上線前準備工作,完成上線系統環境架設配置、上線資料開帳匯入、執行人員操作培訓、新舊系統政策制訂發佈等工作,即可依計畫上線運行新系統。關鍵在於上線計畫是否完整考慮人員作業變動的轉換,開帳資料是否及時提供與正確轉入,影響系統上線的安排。
上線維運階段,系統維運工作轉移至甲方管理員,經過約定之專案保固期後,辦理結案,乙方團隊退場。此階段關鍵在甲方管理員承接系統維運技能,與乙方技術支援的規劃,來確保系統能持續維運。
上述階段雙方在專案上皆有各自的責任、義務,如同婚姻一般,需要雙方的相互理解、包容、經營,方有機會圓滿,然而常有些錯誤的思維,使得雙方嫌隙叢生,埋下失敗伏筆。