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新聞動態

發佈日期:2019-10-04 專案管理經驗談(下)
前言
專案執行成果是最令人關注的,主要的目標還是甲乙雙方要求目標與交付目標的最大交集,且能被雙方認可接受,不求滿分,但求及格以上越高越好,相信也無人想看到專案實施失敗。這需要雙方的團隊成員密切合作,配合PM的指揮調動執行任務工作, 而PM所規劃專案也需足夠縝密完善,否則可能帶領團隊採用錯誤的方法而事倍功半地推進專案,所以需要專案執行團隊協同分工、環環相扣。然而易敗難成,諸多工只要少數任務出問題,很大的可能性會連續影響其他任務導致項目失敗;過程中也要不斷地控制與克服各方面的人/事/物上的意外問題,並要降低或避免其連鎖影響。如同多人一起堆砌骨牌,需小心翼翼、如履薄冰,期待項目有較大的機會能如期、如質、如成本的完成。

迷思一:乙方顧問應為產業經驗豐富的顧問,所以需求調研時,只需乙方顧問直接告訴甲方最標準或最好的執行方案,甲方照做即可! 甲方只要找部門較有空的同仁去聽聽未來如何作業系統就好!
反思一:這樣標準工具實施的方式如果真的為雙方預期目標的話還好,就怕甲方預期能適用標準,但真的實施時,主管又無決心魄力抵抗用戶不適應的壓力反撲而變卦,那就可能是雙方災難的開始! 乙方顧問再有經驗,也不是甲方的員工,也無權指揮要求甲方代表,僅能收集需求,與甲方成員交流共擬方案,方案採納決擇仍在甲方,絕不應指望乙方能直指解答。

迷思二: 甲方只要把現有的流程全部轉化為資訊流程,人工作業改為電腦作業,一切現存問題就會迎刃而解?
反思二:資訊系統畢竟只是工具,擅長的是資料保存與再利用,系統化只是一種手段,但若企業內部對現況作業方式與流程,不思精進與正確分工,那變化的只是作業習慣,有可能短期內還會加重員工的負擔,原問題就更難改善! 

迷思三:通過資訊系統的導入,就是要將甲方長期的沉痾,藉由系統化的手段一次解決。
反思三:許多問題解決不在系統化與否,更何況長期的包衭大多無法一日竟功,實不應視系統化為萬病之藥石。 革新之步伐也應考慮各部門承受之度,如有大刀闊斧之意,當配壯士斷臂之勇,領導層如無此魄力,系統化只會淪為眾矢之的。

迷思四:系統化的優勢就是能快速反應所需,快速取得其果,而期望資訊化的綜效可以短期見效。
反思四:系統化的優勢是在作業過程所建立的資料,能保留下來,通過資訊手段透明化繼而重複查詢、統計、分析,來運用資料形成決策參考。而這通常很難立竿見影。系統建設如同建築之地基,而地基的穩固需要相關業務同仁落實基礎資料的建置,作業規範的遵循,從員工到各級主管,在日常作業都能認同且支援系統的運作,才能讓系統正確、完整地記錄所需資料資訊,而這只不過是基礎資訊的建構,後續才有機會在此基礎上,繼續延展應用,逐步實現資料智慧的願景。

迷思五:需求既然來自甲方,所以規劃只要配合甲方的想法,乙方盡可能地以系統實踐即可。
反思五:乙方顧問的專業除了系統技術,應該還有實施經驗,甲方畢竟不熟悉系統,也不一定能正確地表達核心需求,乙方顧問需要以案例、經驗,在調研過程中誘導甲方成員提供現況情境與表達需求與期待,再從中篩選分析出有價值的需求項。唯有瞭解甲方的情境與難處、期望與目標,才能設身處地規劃較適用甲方的方案。

迷思六:系統都是標準功能,不論任何目的,開發客制化應該盡力避免,以免維護困難。
反思六: 此迷思的問題在於,要或不要開發客制化的目的何在? 系統實施固然要有規範架構,才不易需求發散,導致專案失控,但系統功能與企業文化勢必存在差異。 適度客制的彈性來配合甲方企業的應用優化是可能需要的手法,不應單以系統標準功能為由,規避開發客制議題,然而專案若受限於成本時間範圍,二次開發客制化可列為另案階段性的規劃建議。

迷思七:反正需求在實施驗證過程往往改不勝改,檔製作落實很耗工時,所以有個初版規劃檔,以其為基礎來與甲方溝通,不必經過甲方的簽審確認,就開始開發配置,可以節省時間,檔呢? 參考就好。
反思七:事實證明,分析設計檔不落實,雙方溝通就流於口頭而無法具體,很可能雞同鴨講,分析設計檔也可以輔助想法的條理與澄清,雖然檔溝通確認會花費較多成本來完成,若無檔確認的環節,邊做邊改的方式就很容易重工,交付結果時,驗證的目標也不明確,消耗的工時成本將會更多更高。

迷思八:計畫永遠趕不上變化,所以計畫僅供甲乙雙方參考,然後就只能隨著變化調整,周周變,月月改。
反思八:再完美的計畫,的確無法避免執行過程中的意外,但是計畫一旦發佈執行,所有成員皆被設定了時程與目標,如果這時程與目標周周變、月月改,相信雙方的成員都會變得麻木無感,最後演變的結果就是今天只作明後天要交付的事,交付不出來,就再延遲,整體目標遙遙無期,也難保專案執行的品質。所以除了在規劃時要盡可能地考慮計畫細節,另外也要事先規劃風險控管,擬訂預防措施與矯正作業,目的是在最大程度地確保依計畫進行,不得已要異動時,也要慎重評估後,再發佈給成員,鞏固雙方團隊執行的信心。

上述分享皆乃個人經驗所得,無意指導甲方或乙方如何作專案,但希望藉由拋此粗磚能引來更多的迴響或批評,經過意見交流與想法交融,使甲乙雙方在執行專案時建立更多共識,而提高專案成功率,為吾心所願。